Саша Комбаров / Блог /
Планирование дня в календаре: правила, которые работают в команде
Календарь помогает не пропустить звонок, не забыть задачу и поставить задачу коллеге. В команде это обязательная вещь: любой видит свободный слот, может назначить встречу или посмотреть, чем вы были заняты. Чтобы календарь помогал, а не вызывал боль, мы написали регламент. Ниже — его суть.
Ежедневное планирование
- Утром, до стендапа, расставляем задачи на день в календаре. На само планирование — 10–15 минут, не больше. Поставьте для него регулярное событие.
- Задачи идут в том порядке, в котором вы собираетесь их делать. При равных приоритетах сложное и объёмное — выше: в конце дня браться за тяжёлое морально труднее.
- У каждой задачи в названии время в квадратных скобках: [1h30m]. Чтобы оценить точнее — декомпозируйте.
- Всё, что занимает больше 10 минут и требует действий, а не ответа на вопрос, ставится в календарь.
- Планируем 7 часов из рабочего дня. Оставшееся уйдёт на срочное: помочь команде, ответить на вопрос.
- Обед тоже ставим — чтобы коллеги понимали, когда вас нет.
- Задачи по одному проекту группируем. Частые переключения между проектами съедают больше, чем кажется.
- Всё, что должно случиться в будущем — контрольные точки, напоминания, письма, — сразу записываем на нужный день. На память рассчитывать не стоит: потерянная задача может дорого обойтись.
Цвета и честный учёт
В конце дня задачи красятся:
- зелёным — сделано;
- жёлтым — делал, но не доделал;
- красным — не сделано. Такая задача переносится при следующем планировании.
Если задача заняла больше времени, чем планировали, оценку в скобках не трогаем, а блок в календаре растягиваем по факту. Так видно, где ошиблись в оценке, и в следующий раз получится точнее.
Задачу на несколько дней разбиваем на части. Прототип на 36 часов превращается в набор задач по страницам: «[2h] Проект — Прототип. Страница „Помощь“».
Задачи другим людям
- Общая задача — добавляем участников в «гости», она появится у всех в календарях.
- В задаче коллеге тоже пишем время. Не знаете, сколько займёт, — спросите у исполнителя.
- В описание кладём ссылку на задачу в трекере и нужные документы.
- Задачи коллегам ставим минимум на следующий день. На сегодня не закидываем: учимся планировать ресурсы заранее.
Почему план не выполняется
Четыре причины, которые мы видели чаще всего:
- Нереалистичные оценки. Посмотрите, какие задачи заняли больше запланированного и почему. Задачи больше 4 часов нужно дробить. Если оценки двух компетентных людей расходятся в 2–3 раза — они по-разному понимают задачу, разбирайте постановку.
- Переключения. Отвлечься на минуту, чтобы ответить в мессенджере, — значит потерять 10–15 минут продуктивного времени. Почту и мессенджеры проверяем между задачами, на время работы включаем «Не беспокоить». Кому очень надо — подойдёт. Лучше закрыть одну задачу целиком, чем получить две сделанные наполовину.
- Незапланированные задачи. Большая часть того, что прилетает в течение дня, менее важна, чем дневной план. Спросите себя: это правда срочно и важно сегодня? Можно делегировать? Можно сделать между задачами или вечером, а не прямо сейчас?
- Переутомление. Попытка сделать всё сразу кончается усталостью: слабая концентрация, неосознанные переключения, трудно въехать в задачу. Причины обычные — задержки по вечерам, работа без перерывов, постоянная высокая нагрузка.
Невыполненный план бьёт по самооценке и ощущению от дня. А несделанные задачи имеют свойство копиться лавиной.
Что почитать
- Дэвид Аллен, «Как привести дела в порядок».
- Дэн Кеннеди, «Жёсткий тайм-менеджмент».
- Люси Джо Палладино, «Максимальная концентрация».
Полный регламент планирования в календаре есть в боте с регламентами.