Саша Комбаров / Блог /
Еженедельный отчёт клиенту: структура, правила и что писать
Еженедельный отчёт клиенту — это письмо, из которого заказчик за пару минут понимает, что происходит на проекте. Клиент обычно ведёт несколько проектов или занят чем-то ещё. Отчёт позволяет «сверить часы» без созвона и без того, чтобы дёргать менеджера вопросом «ну как там?».
Что должно быть в отчёте
В отчёте четыре вещи:
- что сделали за прошлую неделю;
- что планируем на текущую;
- вопросы и возможные проблемы;
- дедлайны и договорённости.
Структура одна и та же на протяжении всего проекта. И клиенту, и нам проще ориентироваться, когда блоки стоят на привычных местах.
Блоки отчёта
Мы делили отчёт на шесть блоков:
- Учёт выработки — сколько часов потрачено за неделю и за отчётный период.
- Дедлайн этапа.
- Сделано на прошлой неделе.
- Делаем на этой неделе.
- Вопросы и проблемы.
- Необходимые документы — приложения, акты.
Правила написания отчёта
Это выдержка из регламента, по которому работали менеджеры проектов:
- Отчёт уходит на почту клиента из договора и всем заинтересованным лицам.
- Отправляет менеджер проекта каждый понедельник в первой половине дня.
- В копии — руководитель отдела разработки и директор.
- Для блока «Сделано» берём список задач из прошлого отчёта и отмечаем, что сделано, а где возникли проблемы.
- К пунктам прикладываем ссылки на результат: макеты, тестовый стенд. Клиент должен видеть работу, а не читать про неё.
- Если задача не выполнена — пишем причину и что будем делать.
- План на неделю расписываем конкретно. Не «Дизайн», а «Дизайн страниц: Контакты, Оформление заказа».
- Если сроки сместились — объясняем почему и прикладываем обновлённый график работ.
- Если сдвигается дедлайн — оставляем изначальную дату, выделяем её жёлтым, рядом пишем новую и причину.
- Пишем статус по затраченному времени и прикладываем таблицу с учётом.
- Вопросы и проблемы выносим в отдельный блок, а не прячем в тексте.
- Документы запрашиваем тоже отдельным блоком.
Зачем отчёт руководителю
Когда я перестал сам вести проекты, менеджеры ставили меня в копию каждого отчёта. Так я со стороны агентства видел, как идёт каждый проект, и мог вовремя направить его в нужное русло — без отдельных статусов и созвонов.
При работе по Time & Material отчёт с часами — это ещё и ответ на вопрос «а вы часы не рисуете?».
Регламент
Полный регламент по написанию еженедельного отчёта есть в боте с регламентами.