Блог
Как руководителю контролировать проекты и не утонуть в них
Коротко
Чтобы держать под контролем десятки проектов, руководителю хватает четырёх вещей: еженедельной планёрки с руководителем менеджеров, копии еженедельных отчётов клиентам, общего файла со статусами и чтения проектных чатов. На это уходит около 30 минут в день и час в неделю.
В агентстве, которым я руководил, в работе было одновременно около 30 проектов: где-то только началась аналитика, где-то запуск, а некоторые проекты мы вели пятый-шестой год. В месяц отгружали примерно 5000 часов.
Как при таком объёме быть уверенным, что на проектах всё хорошо? И нужно ли это директору? Я считаю, что нужно. Вот что я делал.
1. Планёрки по цепочке
Раз в неделю — планёрка с руководителем менеджеров. Он до этого проводит планёрки со своими менеджерами: что сделано по проектам, какие планы, вопросы и проблемы. Мы с ним коротко проходим каждый проект: отмечаем успехи, разбираем проблемы.
2. Еженедельные отчёты
Менеджеры отправляют еженедельный отчёт клиенту, меня ставят в копию. Я смотрю на две вещи: дедлайны и блок «Вопросы и проблемы». Если что-то непонятно или пошло не так — иду выяснять.
3. Файл со статусами
Общая таблица по всем проектам. Можно ткнуть в любую неделю и увидеть, что делали и что планировали.
4. Чаты проектов
Я состоял в чате каждого проекта. И, что важно, читал их. Давал обратную связь: вот тут молодец, хорошо разобрал, а тут клиентский сервис хромает.
Сколько это занимает
Не больше 30 минут в день: чаты утром и вечером. И час в неделю на планёрку и отчёты.
Это не микроменеджмент
Здесь нет вопроса недоверия или микроменеджмента. Я делюсь опытом, который сам копил десять лет, и помогаю довести продукт до состояния, которое устроит и пользователя, и заказчика.
Шаблоны отчёта и файла статусов есть в боте с регламентами.
По теме: Time and Material и слишком много созвонов.
Вопросы и ответы
Как руководителю контролировать несколько проектов?
Через регулярные точки: планёрка раз в неделю, еженедельные отчёты, единый файл статусов. Этого достаточно, чтобы заметить проблему рано и не погружаться в каждую задачу.
Сколько времени руководитель должен тратить на контроль проектов?
У меня выходило около 30 минут в день на чтение проектных чатов и час в неделю на планёрку и отчёты — при тридцати проектах в работе.
Чем контроль отличается от микроменеджмента?
Контроль — это знать состояние проекта и вмешиваться, когда что-то пошло не так. Микроменеджмент — принимать решения за менеджера и согласовывать каждый шаг.