Как перейти в новый таск-трекер без боли: опыт переезда из Trello

Я переводил команду из 50 человек из Trello в отечественный трекер. Расскажу, как мы выбирали, как переезжали и почему идеальный трекер вы никогда не найдёте.

Почему переезжали

С 2017 по 2022 год мы работали в Trello — простом и удобном трекере. Но в марте 2022 года там пропала возможность добавлять новых пользователей, а платить за иностранные сервисы российскими картами стало невозможно. Пошли слухи, что сервисы для российских компаний отключат, и мы начали искать альтернативу.

Сначала требования, потом сервис

Мы собрали требования к трекеру:

• канбан-доска;
• в задачу можно добавлять материалы и чек-листы;
• исполнитель логирует время автоматически и вручную;
• автоматический подсчёт планируемых и затраченных часов за период;
• подсчёт эффективности выполненных задач;
• список выполненных задач и отчёты исполнителей за день;
• разные права доступа для менеджеров и исполнителей.

Сервисы, которые могли подойти, складывали в Google-таблицу. В разное время пробовали YouTrack, Toggl и GanttPRO — не зашло. Выбор пал на Kaiten: из нашей таблицы он подходил больше всего.

Переезд по частям

Мы не собрали вещи и не переехали всей компанией сразу. Сначала перенесли в новый трекер работу команды добровольцев. Когда убедились, что ребята спокойно работают в новом инструменте, перевели остальных.

Карточки из Trello или Jira импортируются в текущие статусы, а исполнители привязываются за несколько шагов: создаёте пространство, выбираете импорт из другой системы, сопоставляете статусы и людей.

Одно пространство на проект по одному шаблону

Под каждый проект — отдельное пространство, все по одному шаблону:

1. «Инфо» — карточки со всей информацией по проекту и ссылками на документы.
2. «Задачи» — основная доска команды. Задачи двигаются слева направо по колонкам «Очередь», «Выполняется», «На проверке», «Проверено».
3. «Архив» — отдельная доска для готовых задач, чтобы они не занимали место.

В карточках используем почти все поля: размер задачи, метки, описание и чек-листы — шаблонные и личные. Менеджер переключается между пространствами своих проектов в боковом меню, а доступы раздаём группами пользователей: новому менеджеру достаточно добавить его в группу.

Ради чего всё затевалось — учёт времени

Нам было жизненно необходимо фиксировать время по задачам, чтобы понимать рентабельность проектов. В карточке менеджер ставит размер — сколько часов запланировано. Исполнитель, беря задачу в работу, запускает таймер и пишет, что конкретно делал.

Крайне важно договориться с командой, чтобы отмечали реальное время. Руководство должно объяснить: вы не играете в Большого Брата. Цель — прозрачный процесс, чтобы балансировать нагрузку между сотрудниками и зарабатывать больше. Из отчётов потом видно, сколько ушло на задачу и проект, и следующую похожую задачу можно оценить точнее. Почему учёт часов связан с моделью оплаты — в материале «Time and Material».

Раньше исполнители слали менеджеру ежедневные отчёты в мессенджер. Потом один из наших разработчиков сделал через открытый API трекера страницу с отчётами за день, эффективностью и планом-фактом по проекту. Поэтому совет: выбирайте сервис с API, чтобы через какое-то время расширить его под себя.

Как подготовить команду

Иногда читаю истории, как команды бунтуют, когда их просят трекать время. Мне кажется, дело не в инструменте, а в подготовке людей. Мы сделали три вещи:

1. Поговорили с командой и объяснили, зачем учитывать время и как это улучшит работу студии.
2. Написали регламент работы в новом инструменте и рассказали об основных фишках.
3. Сделали свой короткий FAQ и провели несколько встреч с разбором вопросов.

Без шероховатостей не обошлось — без них к новому не привыкнуть.

Что получилось

Через год после переезда я уверенно говорю, что решение было верным: мы выросли примерно на 30%, качество постановки и контроля задач стало выше, понятно, куда и сколько уходит времени на проекте.

И главный вывод: не гонитесь за двумя зайцами. Решите, что для вас важнее, и под это подбирайте сервис. Идеального трекера всё равно не будет.

Регламенты для работы команды — в боте с регламентами. Как руководителю видеть картину по всем проектам — в материале «Как контролировать проекты».

Вопросы и ответы

Как перейти в новый таск-трекер?

Составить список требований, выбрать сервис под них, перевести сначала команду добровольцев, перенести задачи импортом со статусами и исполнителями, а затем перевести остальных с регламентом и ответами на вопросы.

Чем заменить Trello и Jira?

Мы выбрали Kaiten: в нём были канбан-доски, чек-листы, учёт времени и открытый API. Но универсального ответа нет — выбирайте под свои требования, идеального трекера не существует.

Как перенести задачи из Trello или Jira?

Импортом в новом сервисе: создаёте пространство, выбираете импорт из другой системы, сопоставляете статусы и исполнителей. Карточки переезжают в те же статусы.

Как внедрить учёт рабочего времени в команде?

Объяснить, зачем он нужен и что это не слежка, написать регламент, провести встречи с ответами на вопросы. Время отмечают по задачам: план ставит менеджер, факт — исполнитель через таймер.