Как написать регламент: структура, пример и частые ошибки

Регламент — документ, который описывает, как в компании выполняется конкретный процесс и кто за что отвечает. Зачем он нужен, я писал в материале «Регламенты в компании». Здесь — как его написать так, чтобы им пользовались.

Из чего состоит регламент

1. Зачем. Одна-две фразы: какую проблему решает процесс и что будет, если его не соблюдать.
2. Как делаем — по шагам. Кто, что и в каком порядке. Для повторяющихся процессов удобен список, для статусов — таблица.
3. На чём спотыкаются. Реальные ошибки, которые уже случались. Ради этого раздела регламент обычно и читают.
4. Шаблон. То, что можно сразу скопировать: таблицу, письмо, чек-лист.

Пример такого документа — регламент работы с баг-листом: правила описания бага, цвета строк, приоритеты и шаблон таблицы.

Каким языком писать

Живым — языком человека, который сам делает эту работу. В нашем регламенте подготовки к Рейтингу Рунета так и написано: «Добавляй проекты как можно чаще, чтобы не работать затем в апреле по ночам». Такую фразу запоминают лучше любого пункта «обеспечить своевременное внесение данных».

Чего не делать

Когда я пересматривал свою библиотеку документов, увидел типичные ошибки — в том числе в документах, которые за меня собрала нейросеть:

• документ беднее статьи или разговора, из которых он сделан: убраны примеры и случаи;
• канцелярит и чужой голос;
• выдуманные примеры вместо реальных;
• один шаблон на всё, даже там, где он не нужен;
• коды, оговорки и служебные пометки, которые читателю ничего не дают;
• количество ради количества. Десять сильных документов полезнее тридцати формальных.

С чего начать

С процесса, о котором вас чаще всего спрашивают. Потом — с того, где чаще всего ошибаются. Регламент — живой документ: его дополняют после каждой новой шишки, иначе через год он описывает процесс, которого уже нет.

На онбординге новичок читает основные регламенты, остальные изучает по ходу работы с наставником — так устроен, например, план обучения менеджера проектов. Если регламент нужен в паре с проверкой, сделайте к нему чек-лист — как, в материале «Как составить чек-лист».

Примеры регламентов

• Еженедельный отчёт клиенту.
• Регламент удалённой работы.
• Работа с баг-листом.
• Сбор информации для Рейтинга Рунета.

Все эти документы и шаблоны бесплатно присылает бот с регламентами.

Вопросы и ответы

Как написать регламент?

Описать, зачем нужен процесс, расписать шаги с ответственными, добавить реальные ошибки, на которых спотыкаются, и приложить шаблон, который можно скопировать.

Какая структура у регламента?

Зачем, как делаем по шагам, на чём спотыкаются и шаблон. Для статусов и ролей удобна таблица, для порядка действий — список.

Каким языком писать регламент?

Простым и живым, языком человека, который сам делает эту работу. Канцелярит и чужой голос делают документ бесполезным.

Какой регламент написать первым?

Для процесса, о котором чаще всего спрашивают, или того, где чаще всего ошибаются: отчёты клиентам, планирование, передача задач, приём новых сотрудников.